Cómo utilizar una Encuesta Cualitativa Para Planificar su evento

La Planificación de un evento requiere un gran esfuerzo y coordinación. Uno de los pasos más importantes que puede tomar en la planificación de su evento es llevar a cabo un estudio preliminar para determinar las necesidades y expectativas de su audiencia. Esto puede ayudar a determinar los temas, ponentes, lugares, fechas, etc… que atraigan la mayor cantidad de público.

Comprender las expectativas de sus asistentes antes del evento, le permitirá adaptar el programa para satisfacer sus necesidades y asegurar que su evento sea todo un éxito!

En este artículo vamos a explorar cómo utilizar una encuesta para prepararse para su evento.

 Encuesta de Planificación de eventos Vs. Encuesta Pre-evento

Una encuesta de la planificación de eventos se lleva a cabo al principio del proceso de planificación para explorar las opciones de eventos. Este estudio exploratorio es diferente a una encuesta previa al evento.

Una encuesta pre-evento se envía a los que ya se han registrado para el evento. En ella se examinan los solicitantes de registro sobre los detalles más finos del evento. Estas preguntas suelen referirse a cómo se puede acomodar a los asistentes durante el evento, las preferencias de alimentos, alojamiento, inscripciones de sesión, etc. Las preguntas son típicamente cuantitativa con opciones de respuesta.

Una encuesta de planificación de eventos, por otro lado, es un estudio cualitativo que le permite descubrir cuáles son sus posibles asistentes y que esperan obtener del evento. Esto le permite explorar sus necesidades e intereses para asegurar que están en línea con sus objetivos. Estas encuestas se realizan antes de la inscripción.

Ambos tipos de encuestas satisfacen una necesidad, hacer que su evento sea un éxito. Usted puede encontrar lo que necesita uno, o lo otro, o ambos, dependiendo del tipo de evento que está planeando y dónde usted está en el proceso de planificación.

Si ha realizado un evento similar en el pasado y realizó una encuesta posterior al evento, puede que ya tenga una idea clara y no sea necesario llevar a cabo una encuesta para planificar el evento. Pero si desea confirmar sus ideas y planes para un evento que viene, una encuesta a una pequeña muestra de los encuestados del pasado es una buena idea.

Cómo utilizar una encuesta de Planificación de evento

Dado que las encuestas de planificación de eventos suelen ser cualitativa, usted quiere que sea breve. Usted no tiene que preguntar acerca de todos los detalles del evento, sólo los que no está seguro de (5 preguntas suele ser suficiente).

Comience con preguntas generales y pregunte sobre algunas de las ideas que desea presentar. Proporcione siempre un montón de espacio para preguntas abiertas para que los asistentes potenciales pueden decir exactamente lo que quieren del evento.

Usted puede agregar un par de preguntas cuantitativas si necesita pero si lo hace, siempre incluya un cuadro de texto para recoger las opciones de respuesta que no haya considerado.

Utilice una encuesta en la planificación de eventos para:

Identificar la necesidad del Evento

Antes de gastar su tiempo y energía a planear su evento, asegúrese de que tiene un público comprometido.

Definir el propósito del evento

Su objetivo puede ser para inspirar, educar, promover la conciencia o recaudar fondos. Sin importar el tipo de evento que está planeando, es necesario definir claramente lo que espera lograr en su evento. Esto será fundamental para determinar si su evento sea un éxito.

Seleccione sus temas

Pregunte a los asistentes potenciales que sugieran temas relacionados con el tema del que les gustaría aprender más. Utilice un tipo de pregunta de texto con final abierto.

Si posee una lista tentativa de temas, agregue una pregunta de selección múltiple para que pueda elegir todos los temas de interés. También puede utilizar un tipo de pregunta de clasificación para que pueda ver qué temas son los más interesados.

Establecer el orden del día

Tal vez su evento es más de carácter político, como un ayuntamiento o de la reunión del consejo de la ciudad. En lugar de temas, es probable que tenga problemas que definirán su evento.

Identificar Colaboradores Evento

Usted puede estar buscando colaboradores para su evento. Esto especialmente si su empresa es una organización sin fines de lucro.

Examine los posibles asistentes para ver si están interesados ​​en participar o ser voluntario. Si necesita oradores, jueces o árbitros en su evento, este es un buen momento para preguntar.

Por último, utilice un cuadro de texto pregunta abierta para recoger alguna otra sugerencia para el evento. Algunos encuestados pueden saltarse esta pregunta pero usted puede conseguir un par de pepitas de oro que no se le ocurra.

Usted todavía tiene mucho que hacer para organizar su evento, pero saber lo que su público quiere y espera, lo pone en el camino del éxito!